Документ

Содержание

1 Подходы к понятию документа
2 История развития документов
3 Функции документов
- 3.1 Общие функции документов
- 3.2 Специальные функции документов
4 Смотри также

Подходы к понятию документа

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учёта, статистики и др. Например, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для специалиста в области управления – средством фиксации и передачи управленческих решений.

В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле, как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Причина появления любого документа — необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает её

сохранение,
накопление,
возможность передачи другому лицу,
многократное использование,
возвращение к информации во времени.

Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.

Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:

это может быть отдельный документ;
система документов (документы, применяемые в определённой сфере деятельности);
вся совокупность разнообразных систем документации, т. е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.

Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Юридическое понятие документа — составленный в порядке, предусмотренном законом, акт, удостоверяющий факт (рождения, вступления в брак и т. п.), подтверждающий право на что-либо (диплом, завещание и т. п.) или носящий служебный характер. То есть, форма удостоверения событий и фактов в виде письменного акта.

В уголовно-процессуальном законодательстве документ указывается в качестве одного из видов доказательств (ст. 74 УПК РФ). Кроме того, ст. 84 УПК предусматривает, что документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъёмки, аудио- и видеозаписи, иные носители информации. Поэтому в криминалистике термин «документ» употребляется в более широком смысле как текстовый или графический материал, выполненный любым способом:

написанный от руки,
напечатанный типографским или машинописным способом,
нарисованный,
начерченный или выгравированный,
магнитные ленты и диски,
кинофотонегативы и позитивы,
другие носители доказательственной информации.

Криминалистическое понятие документа — объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т. п.), на котором знаками запечатлены мысли и факты.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» определяет документ как материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения

История развития документов

Появление первых документов, т. е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела — символ войны.

Разновидностью предметного документа является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали «кипу» — к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел своё значение.

Египетская пиктографическая надпись (около 3200 до н. э.)

Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо (от лат. «пиктус» – писаный красками, греч. «графо» – пишу). Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени.

Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже так стали обозначать слоги, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров — заострёнными, угловатыми (клинопись).

Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

Образец хеттского иероглифического письма

В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае — только во II тысячелетии до н. э.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система — финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов, и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определённый звук (звуковая система).

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI – XIX веков. Современный русский алфавит — результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.

Развитие письма: 1 - древнеегипетские иероглифы, 2 - синайское иероглифическое письмо, 3 - финикийские буквы, 4 - греческий алфавит

Таким образом, все системы письменности делятся на три типа:

1. Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала ещё не тексты, а рисунки, изображающие, о чём идёт речь.

2. Символическая, или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народов Междуречья).

3. Звуковая, или буквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).

С течением времени древние системы письменности вытеснялись и заменялись другими.

Слово «документ» в русский язык пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утверждён «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т. д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.

Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчёркивается значение документа в управлении. Выделяются «счётные документы», «исторические документы». Важнейшими источниками нашего времени являются классификаторы (в частности, Общероссийский классификатор управленческой документации — ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД), ГОСТ и др.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает своё толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания даёт это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:

документ — материальный объект;
документ — носитель информации;
документ — документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Функции документов

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т. е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются функции общие и специальные. Общие функции:

информационная,
социальная,
коммуникативная,
культурная;

Специальные:

управленческая,
правовая,
функция исторического источника,
функция учёта.

Общие функции документов

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);
оперативную (текущую);
перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение

на первичную и вторичную;
по жанрам;
по видам;
по носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную ёмкость (или информационный потенциал), характеризующую количество и качество информации.

Информационная ёмкость характеризуется следующими показателями:

полнота,
объективность,
достоверность,
оптимальность,
актуальность,
полезность и новизна информации.

Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Социальная информация — это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, её социальных связях. Следовательно, социальная функция документа — это отражение в нём деятельности, места и роли данного человека в обществе.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Специальные функции документов

Управленческая функция — документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчёты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделённых правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие её на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся

все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.),
судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты,
все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуски, удостоверения и т. д.),
оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счётно-платёжные требования и т. п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделён правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения:

первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение;
вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознаётся эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив.

Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учёта даёт не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учёта – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчётной документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несёт и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учёта), и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, «аттестат зрелости» выполняет информационную, культурную, социальную, правовую функции и функцию исторического источника.

Смотри также